Beurs organiseren?

Een beurs organiseren, hoe pak je dit aan?

Beurs organiseren? Een beursplan en een tijdsplanning opstellen is niet eenvoudig, maar onmisbaar hierbij. Qua organisatie is het handig om een projectgroep aan te maken. Dan kan je samen de doelstellingen bepalen. Ook moet je vaststellen welke producten en diensten je wil presenteren. Het is belangrijk om regelmatig met je projectgroep de stand van zaken te bespreken. Zo houdt je de controle en kun je op tijd ingrijpen als iets fout loopt.

Met je projectgroep ga je de volgende zaken bepalen:

  • opstellen draaiboek
  • opstellen begroting
  • drukwerk; documentatiemateriaal, uitnodigingen, advertenties, badges, visitekaartjes etc.
  • samenstelling interne distributie
  • persactiviteiten en benodigdheden
  • relatiegeschenken, samples etc
  • extra evenementen plannen zoals een lezing
  • alles omtrent de stand; op- en afbouw, huur, aankleding, catering, huur voorzieningen, badges, etc.
  • beursinformatie op eigen website, links naar beurswebsite
  • personeel, standmanager, maaltijden, hotelreserveringen, vervoer etc.
  • follow up beurscontacten

Algemeen

Voor een goed verzorgde beurs is het aan te raden om een jaar van te voren te beginnen met organiseren. Uiteraard hangt het van de beurs af, want sommige kleine beurzen zijn op kortere termijn te realiseren. Het probleem bij het organiseren van evenementen op korte termijn zijn onder ander de genodigden. Iedereen is tegenwoordig erg druk, en agenda’s staan vaak maanden van te voren al volgepland. Ook leveranciers hebben vaak niet de ruimte om op korte termijn te leveren, nog maar te zwijgen over het boeken van een locatie op korte termijn. Kortom als je jezelf niet in een lastig parket wilt brengen, neem dan ruimschoots de tijd voor je planning.

Het aan te raden een draaiboek te maken, zodat alles op rolletjes loopt, en je kan dit voor latere beurzen nog eens raadplegen. Na de beurs is het belangrijk dat er niet te lang word gewacht met een follow-up van de beurscontacten. Zorg dat dit ook in je planning meegenomen wordt. Als laatste hebben we de analyse en evaluatie, dit is aan te raden omdat je hier baat bij hebt bij het organiseren van een volgend evenement.